Anda mungkin pernah mengalami di suatu meeting ada banyak sekali hal yang dibahas sampai Anda bingung setelah meeting selesai dan ditanya boss Anda tadi meeting tentang apa. Atau mungkin Anda pernah berbicara di suatu meeting dan melihat orang lain yang sibuk sendiri mengetik di depan laptop atau di handphone, Anda tidak yakin apakah mereka sedang mencatat omongan Anda atau sedang mengerjakan hal lain.
Mencatat adalah hal yang penting dalam suatu meeting. Memang tidak perlu semua orang mencatat, setidaknya perlu satu orang yang mencatat dan membagikan hasilnya kepada peserta lain. Anda mungkin salah satu yang paling junior di tim dan kebagian tugas untuk mencatat. Berikut ini beberapa tips untuk membuat kualitas catatan meeting Anda semakin baik.
Beri tanggal dan judul meeting
Ini sangat penting agar Anda tidak lupa ini catatan untuk meeting yang mana. Bayangkan kalau catatan Anda sudah ratusan dan suatu saat Anda perlu mencari catatan meeting yang lama. Diri Anda di masa depan akan berterima kasih karena Anda menulis tanggal dan judul yang jelas untuk setiap catatan meeting.
Tulis siapa saja peserta meeting
Hal ini juga penting untuk mengetahui siapa saja yang mengetahui dan menyetujui hasil meeting. Catatan ini akan berguna juga bila suatu saat Anda perlu mengingat lagi siapa yang mengatakan sesuatu saat meeting.
Bila Anda meeting dengan client, Anda bisa membagi peserta berdasarkan perusahaan Anda dan client. Atau untuk meeting internal bisa dikelompokkan berdasarkan departemen.
Gambar denah tempat orang duduk
Denah ini bisa Anda gambar kecil saja di pojokan kertas. Bentuknya adalah bentuk meja meeting (misalnya kotak atau lingkaran), lalu Anda gambar lingkaran dan inisial peserta meeting.
Ini akan sangat berguna kalau Anda baru bertemu pertama kali dengan peserta meeting. Kalau Anda hanya mencatat namanya saja tanpa menggambar denah duduknya, Anda bisa-bisa lupa dan salah sebut nama. Denah ini juga akan membantu Anda saat membahas diskusi di kemudian hari, Anda bisa bilang “Pak Ahmad yang duduk di ujung kanan kemarin meminta data sales tahun lalu”.
Bagi kertas menjadi beberapa bagian untuk point meeting dan To Do
Di awal meeting, langsung bagi kertas Anda jadi beberapa bagian: point meeting, To Do tim Anda, To Do tim lain (departmen lain atau client).
Saat meeting berlangsung, bila muncul hal yang perlu dilakan atau difollow-up, Anda bisa langsung menulisnya di bagian To Do.
Membagi kertas seperti ini akan mempermudah Anda dalam merangkum hal yang perlu dilakukan setelah meeting selesai. Bayangkan kalau semua catatan ada di bagian yang sama, pasti pusing saat merangkum action item setelah meeting.
Tambahkan bagian baru seperlunya
Bila meeting Anda punya tujuan khusus, misalnya mencari ide marketing baru atau mendaftar calon klien potensial, Anda bisa saja membuat bagian baru untuk list ini. Jadi saat diskusi berlangsung Anda bisa langsung mencatatnya di bagian khusus. Saat selesai meeting, Anda akan mudah membacakan kesimpulan hasil meetingnya.
Tulislah di kertas, bukan di laptop atau di HP
Ada tiga alasan kenapa lebih baik menulis catatan di buku atau kertas ketimbang di laptop atau HP.
Alasan pertama adalah akan lebih ribet mencatat di laptop atau HP karena kita akan membagi catatan ke beberapa bagian. Memang sih ada beberapa aplikasi yang bisa membantu melakukan hal ini dengan lebih mudah, tapi tetap mencatat dengan tangan dan kertas akan lebih mudah dan fleksibel.
Alasan kedua adalah mencatat dengan HP atau laptop dianggap kurang sopan. Pembicara tidak tahu apa yang Anda lakukan di laptop atau HP, bisa saja Anda sedang mengerjakan hal lain.
Alasan ketiga adalah laptop dan HP membuat semacam “penghalang” antara Anda dan peserta lain. Hal ini secara psikologis membuat diskusi menjadi kurang terbuka sehingga menjadi kurang optimal.
Tulis juga siapa yang mengatakan apa
Saat Anda mencatat suatu point, boleh juga bila Anda tambahkan inisial siapa yang mengatakan hal itu. Ini akan berguna bila suatu saat Anda ingin tahu siapa yang mengatakan sesuatu. Jika catatan Anda hanya poin-poin saja tanpa ada nama atau inisialnya, bisa jadi Anda salah ingat.
Tulis ulang hasil meeting dan bagikan ke peserta lain
Tips terakhir saat mencatat hasil meeting adalah menulisnya ulang dan membagikannya. Menulis ulang itu perlu karena Anda sebaiknya tidak membagikan foto kertas catatan Anda, walaupun tulisan Anda bagus, apalagi kalau tulisan Anda jelek.
Membagikan catatan juga menunjukkan bahwa Anda memperhatikan isi meeting yang terjadi.
Catatan yang Anda bagikan juga akan berguna untuk peserta meeting lainnya. Mereka akan berterima kasih pada Anda.
Sekian sedikit tips untuk membantu Anda mencatat hasil meeting dengan lebih efisien dan akurat. Semoga berguna di pekerjaan Anda sehari-hari.
Anda punya tips lain untuk mencatat meeting? Tinggalkan komentar di kolom comment.
Arfian is the Head of Digital at YCP. He is a consultant specializing in information technology solutions and product management. Arfian has an MBA from SBM Bandung Institute of Technology and a Bachelor in Computing from President University.